Online boekhouden, bankkoppelingen, geautomatiseerde kassasystemen, real-time cijfers in je financiële dashboard en een online ledenadministratie. Niet te stoppen zijn de geautomatiseerde mogelijkheden om de financiële administratie van elke sportvereniging zo efficiënt mogelijk in te richten. Het scheelt schaarse middelen (geld), het scheelt schaarse vrijwillige inzet (arbeid) en de risico’s op fraude binnen je vereniging nemen af. Laat de digitale ‘bal’ het werk doen. Maar kom dan wel in actie en zorg ervoor dat de benodigde IT goed wordt ingericht.
Minder subsidies van overheden, minder vrijwilligers onder jongere leden en nog altijd veel fraudegevallen. Het is soms niet gemakkelijk om vrijwillig sportbestuurder te zijn en ‘jouw’ club op een goede en verantwoorde manier te besturen. Daarbij vormt het vinden van capabele vrijwilligers een steeds groter probleem. Het vinden van een penningmeester is daarbij een goed voorbeeld. Het vooruitzicht van bergen administratief werk, avondenlang spijkeren om de balans sluitend te krijgen en het ‘verdedigen’ van je financiële beleid voor een ledenvergadering werkt vaak niet stimulerend. De recente softwareontwikkelingen maken het mogelijk om de financiële functie van je sportvereniging meer te professionaliseren en efficiënter te maken. Dit levert tijdswinst op en kan het perspectief van een vrijwilliger-in-spe in een zonniger daglicht zetten.
Gegarandeerde tijdswinst
Safeya Spijkers is vrijwillig penningmeester van een vereniging in de schietsport (NPSA) en nam onlangs de financiële taken van de vereniging over van haar voorganger. “Ik nam de financiële administratie over en ontdekte dat deze niet goed werd bijgehouden. Om professioneler en beter georganiseerd te worden, schaften we een online boekhoudpakket aan. Echter zocht ik hulp om het pakket zo goed mogelijk in te richten en efficiënt te gebruiken. Ik ben op het internet gaan surfen en vond het bedrijf Sportaccountant. Ik heb mijn bevindingen toegelicht en uitgelegd wat mijn wensen waren”. Bert Kruis, assistent-accountant met veel kennis van IT, trof een bevlogen vrijwilliger van een sportvereniging. “Safeya legde duidelijk uit waar ze naar op zoek was, met name het gebruik maken van IT in hun financiële processen. Ik heb haar begeleid met de inrichting van een administratie voor haar vereniging in het online boekhoudpakket. Vervolgens is een geautomatiseerde koppeling tussen de bank en haar nieuwe boekhoudpakket gerealiseerd waardoor transacties automatisch in het boekhoudpakket worden verwerkt. Dat is gegarandeerde tijdswinst voor elke administrateur of penningmeester”.
Pin-only
Recent werd stilgestaan bij het grote aantal fraudegevallen op sportverenigingen in Nederland. Nog steeds haalt regelmatig een groot fraudegeval bij een sportvereniging de voorpagina van de kranten. Zo werd een tijdje terug nog een voormalig penningmeester van een sportvereniging in Dordrecht veroordeeld tot een werkstraf en het terugbetalen van een bedrag van ruim € 60.000,-. Nogmaals het zichtbare voorbeeld dat fraudes op elke vereniging en door elke penningmeester mogelijk kunnen voorkomen. Elke bestuurder van een sportvereniging zou zich dan ook twee simpele vragen moeten stellen. Als de penningmeester vandaag 50% van het saldo van de club overboekt naar zijn eigen rekening, zou je dit dan binnen dertig dagen constateren? En ben je er zeker van dat de kascommissie afgelopen jaar een goed en deugdelijk onderzoek heeft uitgevoerd? Als je beide vragen niet overtuigend positief kan beantwoorden, dan bestaat er een groot frauderisico en kan jouw vereniging het volgende slachtoffer zijn.
Wat kan je eraan doen? Met simpele interne controlemaatregelen en een duidelijk controleplan van de kascommissie kan het risico flink worden verminderd. Een andere preventieve maatregel is het stoppen met contant geld. Als voorbeeld hebben diverse studentenverenigingen dit enkele jaren geleden al ingevoerd. De biertjes kunnen alleen nog met een bankpas of ledenpas worden betaald. Het contante geld is op de verenigingen niet meer aanwezig. En zonder contant geld, wordt de prikkel of de gelegenheid voor betrokkenen verkleind om fraude te plegen. Extra voordeel is dat alle transacties vastliggen en traceerbaar zijn. Met de geautomatiseerde bankkoppeling verschijnen alle transacties in het online boekhoudpakket. Ook aan het einde van het financiële proces is efficiëntie mogelijk, als het boekhoudpakket wordt gekoppeld aan een financieel dashboard of aan een jaarrekening. De cijfers worden op die manier snel verwerkt in een duidelijk overzicht en netjes gepresenteerd. Bert Kruis: “Als bestuurder zou ik graag actueel inzicht willen hebben in de cijfers. Per maand of per kwartaal cijfers opleveren en deze vergelijken met de begroting of de gerealiseerde cijfers van het vorige jaar kan elke bestuurder aan dit gewenste inzicht helpen. Als je ervoor zorgt als vereniging dat de ‘financiële lekken’ zo goed mogelijk worden gedicht, dan is ook een betere analyse van cijfers en sturing mogelijk. Bijzonderheden en gekke dingen worden dan ook veel sneller opgemerkt. En als bijkomend voordeel denkt elke penningmeester wel 3x extra na of hij de boel wil besodemieteren als de interne controle goed is georganiseerd”.
Praktische tips
Wat kunnen bestuurders doen om hun financiële functie zo efficiënt en professioneel mogelijk in te richten. Hierbij alvast zes praktische tips:
1. Schaf een online boekhoudpakket aan
Er zijn diverse softwareaanbieders die voor een beperkt bedrag per maand een gebruiksvriendelijke online boekhoudomgeving aanbieden. Vraag eenmalig hulp om de administratie op maat en efficiënt in te richten en je bent ‘ready to go’!
2. Realiseer een geautomatiseerde bankkoppeling
De grootbanken in Nederland bieden de mogelijkheid om bij hen afgesloten bankrekeningen te koppelen aan online boekhoudsoftwarepakketten. Vraag eenmalig hulp bij het installeren van de koppeling en voortaan worden de banktransacties van de vereniging automatisch geregistreerd in de online administratie.
3. Richt een financieel dashboard in
Wil je als bestuurder op de periodieke bestuursvergadering eens een handig overzicht zien dat je begrijpt en waar de belangrijkste kengetallen op staan? Vraag je penningmeester om een overzichtelijk financieel dashboard. Dit dashboard wordt gekoppeld met het online boekhoudpakket. Dus als de penningmeester voorafgaand aan de bestuursvergadering de laatste transacties van de maand verwerkt, heb je op de bestuursvergadering een sturingsmechanisme dat duidelijk en goed leesbaar is.
4. Zorg voor een modern kassasysteem
Een geautomatiseerd kassasysteem koppelt met je online boekhoudpakket. Kassatransacties worden dan automatisch ingelezen en kasverschillen zijn traceerbaar. Een greep uit de kas door de kassamedewerker, onjuist de kas tellen of andere trucs worden beter controleerbaar en daardoor gaat er een preventieve controlewerking vanuit.
5. Voer pin-only in
Geen contant geld meer in je vereniging. Iedereen kan een bezwaar tegen deze maatregel noemen. De voordelen? De kans op fraude in je vereniging wordt een stuk lager. De tijdsbesteding van je penningmeester wordt minder (contant geld vereist meer controle!). Tot slot wordt het financiële, digitale proces efficiënter en overzichtelijker.
6. Controleer de kascommissie
Een onafhankelijke controle van de penningmeester en het financiële beleid is voor elke vereniging onontbeerlijk en het sluitstuk van een financieel verenigingsjaar. Maar wat doet de kascommissie? Bladeren ze een map door en luisteren ze naar de toelichting van de penningmeester? Of controleren ze bankstanden in de digitale bankomgeving, voeren ze gedetailleerde analyses uit op standen en mutaties en controleren ze toelichtingen met schriftelijke, onderbouwende informatie.
Conclusie:
Om de maatschappelijke gevolgen van minder gelden en minder vrijwillige inzet het hoofd te bieden, hebben verenigingen de mogelijkheid om tegenwicht te bieden. Eén van deze mogelijkheden is het gebruikmaken van nieuwe, digitale mogelijkheden in de financiële functie. Op korte termijn is daarvoor een kleine investering benodigd, maar deze is te overzien en kan zelfs in meerdere, kleinere stapjes plaatsvinden. Daarna is sprake van structurele efficiëntie en een hoger niveau van professionalisering van je vereniging. Ook wordt wellicht het vinden van een jonge vrijwilliger eenvoudiger. Die wordt namelijk enthousiast van een digitaal en enthousiast bestuur, dat hem om een reële vrijwillige inzet vraagt. Laat die digitale ‘bal’ het werk doen!
Bas Stolwijk (34) is registeraccountant en heeft werkervaring bij KPMG en de KNVB. Sinds 2015 is hij werkzaam bij financieel dienstverlener voor sportorganisaties Sportaccountant (www.sportaccountant.nl) en daarnaast al jarenlang enthousiast vrijwilliger bij een voetbalvereniging.